Tietosuojaseloste

Tietosuoja-asetukseen (GDPR) liittyvä tietosuojaseloste
Tässä ilmoituksessa kuvataan Lahti Ringette Ry:n kaikki aktiivikäytössä olevat rekisterit.

Rekisterinpitäjä:
Lahti Ringette Ry, Y-tunnus: 1006941-5
Tietosuojavastaava: Salla Mäkelä
Yhteyshenkilön sähköposti: makelasma(at)gmail.com

1. Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja seuran luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja myös päättyneiden jäsenyyksien hallinta. Lisäksi rekisterissä on Seuran toimihenkilöt ja muut toimintaryhmät, kuten valmentajat, joukkueenjohtajat, huoltajat ja rahastonhoitajat.

Henkilötietojen käsittely perustuu

1) Lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta. 

2) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

Rekisterin tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä itseltään tai joukkueenjohtajan kautta. Jäsenet ovat pääosin ringettelisenssin omaavia tai jäseneksi liittymiskaavakkeesta poimittuja tietoja.

Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisterissä käsitellään jäsenten, luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja kaikkien osalta ovat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Sukupuoli
  • Joukkue
  • Syntymäaika
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • HETU-tunnus
  • Kuvauslupa

2. Leirille/turnaukseen osallistujat, rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus.  

Rekisterimme käyttötarkoitus on leirien / turnauksien osanottajien tietojen ajantasainen hallinta leirin/turnauksen suunnittelun ja toteutuksen ajan.

Henkilötietojen käsittely perustuu

1) Rekisteriä pidetään leirin/turnauksen suunnittelun ja kokonaisvaltaisen toteutuksen hallinnan takia. 

2) Rekisteriä pidetään leirin/turnauksen turvallisen läpiviennin takia.
3) Rekisteriä pidetään elintärkeän edun eli terveyden takia

Rekisterin tietolähteet

Rekisterin tietolähteet ovat leirin osallistujilta tai heidän huoltajiltaan peräisin. Jokainen on täyttänyt ilmoittautumiskaavakkeen, josta tiedot on siirretty rekisteriin. 

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään leirille osallistuvien pelaajien tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja osanottajien osalta ovat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Sukupuoli
  • Seura ja joukkue
  • Syntymäaika
  • Kuvauslupa
  • Pituus
  • Paidan koko
  • Allergiat, erityisruokavaliot ja lääkitykset
  • Huonekaveri
    Ilmoittautumispäivä
    Uimataito
  • Halukkuus seikkailupuistoon
  • Huoltajien tiedot:
    • Huoltajan etu- ja sukunimi
    • Huoltajan puhelinnumero
    • Huoltajan sähköpostiosoite

3. Tilitoimiston henkilörekisteri

Lahti Ringette on tehnyt sopimuksen kirjanpidosta ja tilinhoidosta Tilikaari Oy:n kanssa. Tilikaari on velvollinen pitämään rekisteriä henkilöistä, joille on maksettu korvauksia tai palkkaa. Rekisteri luovutetaan vuosittain verottajan käyttöön. Tämän rekisterin ylläpitäjä on Tilikaari Oy, joka vastaa myös rekisterin tietosuojasta. Tietosuojaselosteen tai tietosuojasopimuksen voi saada ao. yrityksestä tai Lahti Ringeten tietosuojavastaavalta.

4. Tietojen turvaaminen

Lahti Ringette pitää rekisterit turvallisessa paikassa (sähköinen jäsenrekisteri Avoinen yhdistysavaimessa), eikä seuralla ole tarvetta kerätä jäsenistä tai toiminnassa mukana olevista henkilöistä ylimääräisiä ja tai tarpeettomia tietoja. Rekisteriä ei anneta muiden käyttöön esim. kaupalliseen markkinointiin.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekistereiden käyttöä valvotaan. Lahti Ringeten toiminnan ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen tarvittaessa tapahtumien ja koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Kun osanottoluettelo annetaan kolmannelle osapuolelle, esim. Pajulahdelle niin tarkistamme, että heillä on oma tietosuoja-asetukseen (GDPR) liittyvä tietosuojaseloste. Tämän jokainen saa käyttöönsä pyydettäessä.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Lahti Ringeten jäsen tai sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: - saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

- vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu);

- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Lahti Ringeten oikeutettu etu;

- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Lahti Ringette voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Lahti Ringette voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

7. Valokuvat

Seuran kuvagallerioissa ja kuva-arkistoissa olevat vanhat kuvat ovat edelleen uuden tietosuoja-asetuksen mukaan käyttökelpoisia, mikäli kuvat on otettu julkisissa tilaisuuksissa ja/tai kuvista on pyydetty asianmukaiset kuvaus- ja julkaisuluvat. Muut kuvat on poistettava tai lupa on pyydettävä jälkikäteen. Asetuksen mukaan julkisissa tilaisuuksissa (esim. ottelut) saa edelleen kuvata ja kuvia julkistaa hyvän tavan mukaisesti. Järjestävän seuran on syytä kuitenkin ilmoittaa osanottajille, että tilaisuudessa tullaan kuvaamaan. Esimerkkilause: Ilmoittautumalla otteluun / turnaukseen hyväksyn, että minua voidaan valokuvata tapahtumassa ja kuvia julkaista ringetteä tukevassa tarkoituksessa seuran tai liiton (SKRL) julkaisuissa.

Kuvien julkaisuissa noudatetaan hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja kuvalla ei saa loukata henkilön yksityisyyttä.

8. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Yhdistyksen (Lahti Ringette ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki).

Sopimussuhteissa olevat tahot

Sopimuskumppanin perustiedot (hetu). Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu). Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuteta

Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: makelasma(at)gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Salla Mäkelä, Vaarakatu 3, 15950 Lahti

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 13.04.2020.